Ante el panorama actual de incertidumbre económica las empresas enfrentan retos que en mayor o menor medida implican la reestructuración en los procesos del negocio así como en sus políticas de operación. Adicionalmente el surgimiento de nuevas oportunidades comerciales contribuyen con el establecimiento de alianzas estratégicas y el crecimiento de nuevas industrias. Dentro de este contexto externo las empresas se esfuerzan por actualizar a su personal para lo cual realizan actividades de capacitación y entrenamiento tales como seminarios, simposios, talleres y congresos.
Para realizarlas, uno de los aspectos primordiales en la contratación de proveedores lo constituye la contratación de servicios audiovisuales, que en gran medida pueden hacer la diferencia entre el éxito o fracaso de su actividad. Los servicios audiovisuales deben considerarse como uno de los primeros aspectos a valorar cuando se organiza un evento ya que sin ellos es muy difícil realizarlo. Sin embargo lamentablemente su contratación se queda normalmente para el final en la lista de aspectos a considerar a la hora de realizar un evento. ¿Por qué son tan importantes los servicios audiovisuales? Porque la mayoría de los expositores traen sus presentaciones en Power Point por lo que requieren sistemas de proyección pero también el audio para amplificar su voz. Además habrá algunos que no hablen el idioma de la audiencia por lo que se va a requerir interpretación simultánea.
Ahora bien muchos proveedores se dedican a brindar algunos de estos servicios pero solo algunos pocos ofrecen un servicio completo, a este tipo de proveedor lo llamamos “proveedor integral”. Lo más conveniente es que los clientes contraten un proveedor integral porque son empresas que poseen todo o la mayor parte del equipo que cotizan asegurando por un lado el control y la calidad de todos los aspectos audiovisuales del evento y por otro reduciendo el costo final del servicio. Los proveedores que no son integrales no poseen todo el equipo que cotizan, de hecho en la mayoría de los casos cuentan sólo con algún equipo base y lo demás lo subcontratan a otros proveedores perdiéndose así la calidad del servicio y aumentándose considerablemente el costo.
En algunos casos las empresas que están organizando un evento prefieren contratar los servicios por separado, por ejemplo el audio con el hotel, la proyección con otra empresa y la traducción simultánea con otro. Este tipo de contratación tampoco es aconsejable porque, además de tener que lidiar con varios proveedores que implica un esfuerzo mayor en tiempo y logística, se cae en la pérdida de la confidencialidad de la información porque la misma discurre entre varios proveedores. Aunado a esto el costo se incrementa todavía más.
El beneficio de contratar un proveedor único como una medida para garantizar el éxito de su actividad, requiere que el cliente se informe sobre los distintos proveedores de servicios audiovisuales del mercado, su experiencia en eventos anteriores, calidad de los equipos y sobre todo asegurarse que es un proveedor propietario de todos o por lo menos la mayoría de los equipos que ofrece. Por su parte los proveedores de servicios audiovisuales deben interesarse por potenciar la actividad comercial de sus clientes por medio de la prestación de servicios especializados, competitivos y organizados con sus planes de negocio, para garantizar así su éxito.
